Pod działalność gospodarczą większość firm, często na początku wynajmuje lokale użytkowe i ponosi wydatki na ich odremontowanie czy też przystosowanie do prowadzonej działalności. Prace remontowe takie jak naprawy instalacji elektrycznej, wymiana podłóg, odmalowanie ścian są związane z sporymi wydatkami. Takie wydatki należy prawidłowo księgować.
W przepisach o podatku dochodowym nie określono jasno definicji remontu w obcym środku trwałym, opisano jedynie iż amortyzacji podlegają między innymi przyjęte do użytkowania inwestycje w obcych środkach trwałych. W praktyce jest przyjęte, że inwestycja w obcym środku trwałym to nakłady poniesione na cudzy środek trwały użytkowany przez nas na podstawie umowy dzierżawy lub najmu, które to powodują jego ulepszenie, unowocześnienie. Dobre biuro rachunkowe powinno nakierować cię, który wybór bardziej Ci się opłaca.
Ulepszenie obcego środka trwałego występuje wówczas gdy suma wydatków na jego remont, rozbudowę czy adaptację w jednym roku podatkowym będzie większa od 3.500 zł i wydatki te przyczynią się do wzrostu wartości użytkowej w stosunku do dnia przejęcia. Remont środka trwałego polega na wykonaniu robót technicznych przywracających jego pierwotny stan techniczny, jednak dopuszcza się stosowanie innych materiałów niż użyto pierwotnie. Kwalifikacja nakładów do remontu lub ulepszenia wymaga fachowej wiedzy technicznej i tylko znające się na tej branży, rzetelne firmy powinny się tym zajmować.
W większości prac technicznych takie jak: wymiana przewodów elektrycznych, podłóg, okien to nakłady finansowe przeznaczone na ten cel będą traktowane jako remont. Jeżeli natomiast powyższe prace wykonamy przed przyjęciem wynajętego lokalu do używania i mają one na celu przystosowanie tegoż obiektu do działalności naszej firmy to musimy zakwalifikować je do inwestycji w obcym w środku trwałym.
Niewielkie różnice w kwalifikacji tych nakładów skutkują jednak sporymi różnicami w podatku dochodowym, gdyż inwestycje w obcym środku trwałym zaliczane będą do kosztów uzyskania przychodu dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne. W przypadku inwestycji remontowej koszty uzyskania przychodu pomniejszą nasz podatek dochodowy jednorazowo na podstawie faktur kosztowych. Przy nawet niewielkich pracach remontowych warto więc skorzystać z porad doradcy podatkowego i wypytać go jak najkorzystniej dla naszej firmy wybrać sposób modernizacji lokalu przez nas wynajmowanego.
